Cégünk a Winiktat Ügyiratnyilvántartó rendszerét új, Java alapú alkalmazásra cserélte. Az eWiniktat Ügyiratnyilvántartó és Iratkezelő Rendszer webes /internet-intranet/ felületen egy böngésző program (Explorer, FireFox) segítségével jelenik meg. A projekt során a fejlesztést a felhasználók igényeinek figyelembe vételével, számos hasznos új funkcióval kiegészítve, a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek megfelelően végeztük el.
A rendszer fejlesztése során figyelembe vett fontosabb jogszabályok:

• 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól (KET)
• 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről
• 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
• 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről
• 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól
• 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól
• Az 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról
• 12/2006. (XII. 18.) ÖTM rendelet a helyi önkormányzatok egységes irattári tervének kiadásáról

Az eWiniktat Ügyiratnyilvántartó rendszer mind a papír, mind pedig az elektronikus alapú iratok teljes életciklusát – a beérkezéstől az intézésen át az irattárba helyezésig – végigkíséri. Az e-közigazgatás megteremtésének a szellemében maximálisan támogatja az elektronikus ügyintézési folyamatot, a papír alapú dokumentumok és az elektronikus dokumentumok kezelését, az emailek fogadását, érkeztetését és az automatikus válaszadást.

Az elektronikus aláírás alkalmazásának lehetőségét, a Microsec e-szigno alkalmazásának felhasználásával biztosítottuk.

Az iktatás éves iktatókönyvekben történik, amelyek évenként lezárásra kerülnek. Szerepkörökre, és csoportokra bontott jogosultság rendszer vezérli az egyes felhasználók hozzáférés szintjeit. Hatékony és jól kezelhető funkciók teszik gördülékennyé az ügymenetet. A különböző listák és statisztikák segítségével pontos képet kapunk az aktuális állapotokról, a folyamatban levő ügyek számáról, a határidős és hátralékos ügyekről.

A rendszer bevezetését követően is figyelemmel kísérjük, és beépítjük a munkát hatékonyabbá tevő felhasználói igényeket.

Az eWiniktat Ügyiratnyilvántartó rendszer főbb funkciói:

• Érkeztetés (e-mail-ek érkeztetése, automatikus nyugtázás)
• Szignálás
• Előzmény keresés, különböző szempontok szerint
• Szerelés, csatolás, iratkapcsolatok
• Iktatás (téves iktatás kezelése: sztornózás, átiktatás)
• Előadói ív, iktatókönyv nyomtatása
• Kiadmányozás
• Elintézés (kivezetés)
• Határidő kezelés, figyeltetés
• Iratmozgások: átadás, átvétel támogatása
• Selejtezés, ügyiratok levéltárba adásának támogatása
• Évzárás, nyitás
• Jogosultság kezelés
• Listák, statisztikák készítése
• Naplózás (események, logikai műveletek)

A működés szoftver környezete:

Kliens:  Böngésző program: Internet explorer 7 vagy újabb ill.;   Mozilla FireFox 2
Szerver:

• Apache Tomcat konténer, részletesen: http://jakarta.apache.org (ingyenesen használható)  vagy bármilyen J2EE kompatibilis web és alkalmazás szerver. Az Apache TomCat alkalmazás server futtatható Windows alapú rendszereken, Linuxon, Sun Solaris valamint Novell Netware 6.0 (vagy magasabb verzió) rendszereken.
• Adatbázis: PostgreSQL (ingyenes) http://www.postgresql.com/  vagy Oracle (nem ingyenes) adatbázis kezelő.

A fent felsorolt szoftver eszközök – az Oracle adatbázis kezelő kivételével - ingyenesek, és szükség esetén a rendszerrel együtt telepítésre kerülnek.

A működés hardver környezete:

Az eWiniktat munkaállomás futtatásához szükséges hardware – software környezet (kliens-szerver külön gépen futtatva):

Az eWiniktat munkaállomás

• hardware követelményei:
  • Min 1 GHz cpu
  • Min 256 MB memória
  • 1024 x 768 felbontást támogató képernyő
  • Azon a munkaállomáson, ahol az Elektronikus iratok kiadmányozását végzik:
    • Kártyaolvasó, az elektronikus aláírásához szervezeti ügyintézői tanúsítványt és privát kulcsot tároló ügyintézői kártya
    • További feltétele, hogy a közigazgatási szerv rendelkezzen időbélyeg szolgáltatásra való előfizetéssel

• szoftver követelményei:
  • Operációs rendszer: Windows 2000 professional vagy Windows XP professional
  • Internet böngésző:  FireFox 2.0.0.17 (telepítő tartalmazza), IE7
  • Acrobat Reader 8.1.2 (telepítő tartalmazza)
  • Excel (export állományok teljes értékű megjelenítéséhez)
  • Minden olyan irat formátum „csak olvasó” alkalmazás, amelyet a közig. szerv elektronikusan fogadni, kiadmányozni tervez: ezek lehetnek pl.
    • Word
    • Excel
  • Vírusvédelem

Az eWiniktat szerver

• ajánlott hardware környezet:
  • Min 2 GHz cpu
  • Min 1 GB memória
  • 1024 x 768 felbontást támogató képernyő

• szoftver követelményei:
  • Operációs rendszer: Windows 2000 professional, Windows XP professional vagy Windows 2003 Server
  • PostgreSQL 8.3.4 adatbáziskezelő (telepítő tartalmazza)
  • Java JRE 1.5 java futtatási környezet (telepítő tartalmazza)
  • Apache Tomcat 6.0 alkalmazásszerver (telepítő tartalmazza)
  • E-szigno alkalmazáscsomag (telepítő tartalmazza)
  • E-Winiktat alkalmazás (telepítő tartalmazza)

Az eWiniktat egygépes munkaállomás futtatásához szükséges hardware – software környezet (minden szükséges alkalmazás egy gépen futtatva):

hardtver követelmények:

• Min 2 GHz cpu
• Min 1 GB memória
• 1024 x 768 felbontást támogató képernyő
• Azon a munkaállomáson, ahol az Elektronikus iratok kiadmányozását végzik:
• Kártyaolvasó, az elektronikus aláírásához szervezeti-ügyintézői tanúsítványt és privát kulcsot tároló ügyintézői kártya
• További feltétele hogy a közigazgatási szerv rendelkezzen időbélyeg szolgáltatásra való előfizetéssel

szoftver követelmények:

• Operációs rendszer: Windows 2000 professional,  Windows XP professional vagy Windows 2003 Server
• PostgreSQL 8.3.4 adatbáziskezelő (telepítő tartalmazza)
• Java JRE 1.5 java futtatási környezet (telepítő tartalmazza)
• Apache Tomcat 6.0 alkalmazásszerver (telepítő tartalmazza)
• E-szigno alkalmazáscsomag (telepítő tartalmazza)
• eWiniktat alkalmazás (telepítő tartalmazza)
• Internet böngésző:  FireFox 2.0.0.17 (telepítő tartalmazza), IE7
• Acrobat Reader 8.1.2 (telepítő tartalmazza)
• Excel (export állományok teljes értékű megjelenítéséhez)
• Minden olyan irat formátum „csak olvasó” alkalmazás, amelyet a közig. szerv elektronikusan fogadni, kiadmányozni tervez: ezek lehetnek pl.
  • Word
  • Excel
• Vírusvédelem

Az Iktatókönyv év végi aláírásának feltétele, hogy a közigazgatási szerv rendelkezzen szervezeti aláíró tanúsítvánnyal, és időbélyeg szolgáltatásra való előfizetéssel.

FIGYELEM:

1. Az elektronikus iratokat megjelenítő „csak olvasó” alkalmazásokat az felhasználóknak kell biztosítania. Gondoskodnia kell arról, hogy azok az elektronikus iratok őrzésének idejéig rendelkezésre álljanak és működjenek. A megjelenítő alkalmazások újabb verzióra való cseréjekor figyelembe kell venni, hogy azok teljes mértékben kompatibilisek-e az előző verziókkal. A biztonság kedvéért a korábbi verziókat el kell menteni és probléma esetére megőrizni, az iratok őrzési idejének végéig.
2. A vírusvédelemről, annak telepítéséről, rendszeres frissítéséről a felhasználóknak kell gondoskodni.
3. Az aláíró tanúsítványok meglétéről, és érvényességéről, avagy visszavonásáról a felhasználóknak kell gondoskodni.
4. Az időbélyeg szolgáltatásra való előfizetésről a felhasználóknak kell gondoskodni.
5. A leírt feltételeknek megfelelő hardver eszközöket és operációs rendszert a felhasználónak kell biztosítania.

A fenti hardver környezet a kezelt iratok számától, a letárolt elektronikus iratok mennyiségétől is függ. Az itt meghatározott hardver paraméterek évi max 5000 db/ év irat  kezeléséhez ( elektronikus irat tárolása nélkül) került kialakításra.

Referenciák: Biatorbágy, Kaposvár és Paks valamint Somogy megyében több mint ötven helység (2009)