Az e-Árlejtés Rendszer

 

Az e-Árlejtés rendszer ismertetése

Az e-Árlejtés rendszer lehetővé teszi termékek, szolgáltatások elektronikus aukcióztatását, tenderezését az Interneten keresztül (aukció=árlejtés). Az aukció folyamán a beszállítók (licitálók) versengenek egymással, különféle szempontok szerint (ár, határidők, minőség, egyéb kondíciók stb.). Az árlejtés lefutási idejét és szabályait a kiíró határozza meg előre, biztosítva ezzel az eljárás, illetve a verseny tisztaságát.

Az e-Árlejtés Rendszer a meghívásos alapú zárt közbeszerzési árlejtéseket támogatja, többnyelvű, több pénznemet támogató megoldás, mely a közbeszerzési törvény szellemében jött létre.

Általános beállítások és törzsadatok (adminisztráció)

Jogosultságok kezelése, beállítási lehetőségek

A rendszerhez csak az előre rögzített felhasználók (ajánlatkérők/ajánlatadók) férhetnek hozzá. A felhasználók rögzítése (ajánlatadó törzs, ajánlatkérő) és a jogosultsági szintek meghatározása az adminisztrátorok feladata. Az adminisztrátorok osztják ki a kezdeti jelszavakat is, melyeket a felhasználók a későbbiek folyamán a biztonsági elvárásoknak megfelelően megváltoztathatnak.

Jelszó konfigurációs mező beállítási lehetőségei (a:b:c:d:e:f:g )

a - a jelszó titkosított: 0 - Nem, 1 - Igen,

b - minimális jelszó hossz,

c - minimum napok száma a jelszó következő megváltoztatásáig: 0 - bármikor,

d - maximum napok száma miután a jelszót meg kell változtatni: 0 - sohasem jár le,

e - a lejárat előtti napok száma, amikor a felhasználó figyelmeztetve lesz: 0 - nem lesz figyelmezetve,

f - kizárási szám - a megengedett hibás belépési kísérletek száma: 0 - korlátlan rossz belépési kísérlet,

g - hány jelszóig visszamenőleg ne lehessen ugyanazt kétszer megadni: 0 - nincs jelszó tárolás.

Adminisztrátorok

Az adminisztrátorok azok a felhasználók, akik a rendszer üzemeltetését, konfigurálását végzik.

Az adminisztrációs felületek elérését személyhez kötött jogosultságok szabályozzák. Minden felhasználóhoz egyedileg köthetők az adminisztrációs jogosultságok. Ezáltal lehetőség van, olyan felhasználók definiálására is, akik egyrészt aukcióztatói, másrészt adminisztrátori jogokkal is rendelkeznek.

Az adminisztrációs jogosultságokkal felruházott felhasználók lehetőséget kapnak a rendszer paramétereinek beállítására, változtatására Webes felületen keresztül:

• Vevőtörzs karbantartása
• Ajánlatadói törzs karbantartása
• Felhasználók karbantartása
• Különböző pénznemek, s azok közötti átváltás adminisztrálása
• Rendszerparaméterek beállítása, karbantartása
• Archiválás
• Vevőtörzs - Aukcióztatók

Az aukcióztatók jogosultságtól függően az ajánlatadók regisztrálását, a kategóriák szerkesztését végzik, illetve részt vesznek az árlejtések kiírásában, szerkesztésében, indításában, elbírálásában illetve a nyertes kihirdetésében, azaz felelnek az egyes eljárások lebonyolításáért, azok felügyeletéért.

Az aukcióztatói jogosultságokkal felruházott felhasználók lehetőséget kapnak az egyes eljárások feltételrendszerének, paramétereinek beállítására, változtatására a Webes felületen keresztül. Ezek a jogkörök elemi jogok összerendelésével hozhatók létre, melyek:

• Ajánlatadói törzs karbantartása
• Termékkategória karbantartás
• Aukció kiírása, szerkesztése
• Ajánlatadók regisztrációjának elbírálása
• Aukció megfigyelés
• Aukció leállítása
• Nyertes jóváhagyás.

Ezek az elemi jogok vevő/termékkategória szinten határozhatók meg.

Rendszeridő megjelenítése

Az árlejtés és annak teljes folyamata, - mint a közbeszerzési cselekmény része – a kiíró által előre meghatározott időpontokban, menetrend szerint zajlik. Kiemelt fontosságú tehát, hogy a térben különböző helyen tartózkodó személyek (ajánlatkérők és ajánlatadók) ezen időpontokat egységesen értelmezzék, s annak ellenőrzésére bármikor lehetőséget kapjanak. Az e-Árlejtés Rendszer minden felületének fejlécében megtalálható, elérhető az a szerveridő, melyhez ezen cselekmények minden időpillanatban köthetők.

Ezen túlmenően a rendszer minden felhasználója, saját felhasználói felületén beállíthatja a saját időzónáját is.

Az árlejtés során – folyamatos frissítéssel -, a rendszeridőn túlmenően kijelzésre kerül:

• a licitálásból hátralevő idő,
• az aukció vége időpontja, mely hosszabbítás esetén automatikusan változik.

Partner adatbázis (törzsadatok kezelése, tárolása, lekérdezése)

Szállítótörzs

Egy ajánlatadót az általunk megadható alfa-numerikus azonosító az ajánlatadói törzsben egyértelműen meghatároz. Az ajánlatadói törzsből ajánlatadó nem törölhető ki, csak deaktiválható vagy újra aktiválható. Deaktiváláskor az ajánlatadó adatai továbbra is elérhetők, de az ajánlatadó egyetlen felhasználója sem tud a rendszerbe bejelentkezni.

Egy ajánlatadó automatikusan e-mail értesítést is kap – a törvényben meghatározott tájékoztatás mellett - az ajánlatadói törzsbe való bekerüléséről. Ez az e-mail tartalmazza az ajánlatadó azonosítóját és kezdeti jelszavát, mely utóbbit a beállított adatbiztonsági paraméterek szerint, meghatározott időközönként meg kell változtatni.

Az ajánlatadókról a rendszerben számos információt tárolunk: cég neve, adószáma, elérhetőségek stb., de lehetőség van az ajánlatadóhoz kapcsolódó megjegyzések idősoros bevitelére is. E funkció segítségével feljegyezhetők és visszakereshetők az ajánlatadók aukcióval kapcsolatos információi, pl.: minősítése. A rendszerben minden az ajánlatadóval kapcsolatos esemény tárolásra kerül, pl.: mikor kapott e-maileket, mikor csatolt dokumentumot stb. A szabadszöveges kereséssel a rendszer lehetőséget biztosít az ajánlatadókra történő pozícionálásra.

Az ajánlatadói oldalon is lehetséges adminisztrátor és licitáló felhasználók meghatározása. Az ajánlatadói adminisztrátorok a saját cégük adminisztrációját végezhetik:

• Cégadatok karbantartása
• Felhasználók karbantartása
• Jogosultságok meghatározása

Az ajánlatadói oldalon a licitáló joggal rendelkező felhasználók a következő elemi jogokat kapják termékkörönként meghatározva:

• Jelentkezés, regisztráció a tenderre
• Licitálás, ajánlat adás

Termék-, szolgáltatás besorolási rend

Az e-Árlejtés Rendszerben különböző szempontok mentén a vevői nézeteken belül csoportok hozhatók létre, melyek tulajdonképpen termékköröknek felelnek meg. Ezen termékkörök létrehozására akár szabványos osztályozási hierarchia is használható (mint a UNSPSC vagy az e-Class), de természetesen az adminisztrátorok által szabadon is definiálhatók. Az ajánlatadók hozzárendelhetők ezekhez a vevői termékkörökhöz úgy, hogy egy ajánlatadó akár egyszerre több termékkörben is tud licitálni. Az aukciók létrehozásakor a készítőnek be kell sorolnia az aukciót ezen termékkörök valamelyikébe, így egyértelműen meghatározva az aukcióra meghívható lehetséges ajánlatadókat.

Felhasználói paraméterek

Az e-Árlejtés Rendszerben felvett összes felhasználó - legyen az az ajánlatadói oldalon vagy az ajánlatkérői oldalon - saját maga részére beállíthat egyedi paramétereket a rendszer működésére vonatkozólag:

• Általános információk a felhasználóról (név, cím, telefonszám, fax szám, e-mai cím, stb.)
• Felhasználói felület nyelve (jelenleg támogatott nyelvek: magyar, angol, mely egy úgynevezett „language pack” segítségével tovább bővíthető)
• Területi beállítások (ország, időzóna)
• Szám- és dátumformátum
• Pénznem
• Automatikus képernyőfrissítés időtartama aukciózás során

WorkFlow támogatás

Az e-Árlejtés Rendszer tervezésekor kiemelt szempont volt, hogy a kiírók túlnyomó többsége csoportmunka keretében képzeli el a beszerzési folyamatok kezelését és így az árlejtések, tenderek lebonyolítását is. A folyamat résztvevői elemi szinten definiált, jogosultságokkal felvértezett személyek, akik egyes részfeladatok elvégzésével automatikusan generálnak további feladatokat más felhasználóknak. Az e-Árlejtés Rendszer jogosultsági rendszerén keresztül támogatja ezen folyamatok kezelését és automatizmusát, valamint biztosítja a részletes dokumentáltságot. Ezen elgondolás alapján lehet olyan személy, aki csak előkészíti a tendert, egy másik, aki élesíti, míg egy harmadik, aki elbírálja a jelentkezéseket és jóváhagyja a nyertest.

Devizatörzs és karbantartása

Az e-Árlejtés Rendszer tetszőleges deviza flexibilis kezelését biztosítja az ajánlatkérő számára, mely devizákat az árlejtés kiírásakor az egyes ár alapú paraméterekhez szabadon lehet hozzárendelni.

A licitálás minden esetben az adott devizára vonatkozóan, az arra meghatározott licitlépcső alapján történik, de a devizatörzsben, az adott időszakra vonatkozó devizaszorzók alapján az a felhasználó saját - felhasználói paraméterekben beállított - devizájában is kijelzésre kerül.

Az árlejtés előkészítése

Az árlejtés szerkesztése

Az ajánlatkérőnek először is közzé kell tennie az árlejtésre bocsátott termékek, szolgáltatások listáját valamint az árlejtésen való részvétel feltételeit. Minden árlejtésről kitölt az ajánlatkérő egy elektronikus űrlapot, melyen a jellemző adatok a következők:

Általános adatok:

• Árlejtés neve
• Árlejtés eljárásrendje:
• Legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás
• Összességében legelőnyösebb ajánlat (Bírálati részszempontok)
• Árlejtés értékelésének módja
• Összevont
• Kimazsolázó
• Láthatósági paraméterek (Rangsor; Legjobb érték paraméterenként …)
• Ajánlatadók regisztrációjának, illetve az írásos ajánlat rögzítésének kezdete/vége
• Árlejtés kezdete/vége
• Licitforduló (szakasz) kezelésének módja
• Hosszabbítás időértékei (2 értékkel)

Csatolandó dokumentumok

• Ajánlatkérő közzétett dokumentumai
• Ajánlatadók által csatolandó dokumentumok

Ajánlattevők – korlátlan számú ajánlattevő megengedett

Tételek:

• Tétel neve,
• Leírása,
• A részbírálati szempontokra kapható pontszám (minimum – maximum érték),
• Paraméter (részbírálati szempont):
• Paraméter neve,
• Bírálati képlet,
• Mennyiség - Mennyiség egysége,
• Értéke (ár) – pénzneme,
• Maximum és minimum licitlépcsők,
• Sávok,
• Irányok.

Az árlejtés készítése alatt annak állapota „készítés alatt” lesz. Amíg a kiíró nem „élesíti” az árlejtést, addig az csak a kiíró számára látható, az ajánlatadók azt nem látják. Így egy aukció, akár több napon keresztül is szerkeszthető marad anélkül, hogy ezek a változtatások az ajánlatadóknál megjelennének. Ebben a fázisában még minden árlejtés törölhető is a rendszerből.

Eljárásrendek

• Legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás

Az e-Árlejtés Rendszer támogatja, illetve szabályrendszerével vezérli a kizárólag az ellenszolgáltatás mértékére kiírt árlejtést. Ebben az esetben a licitálás folyamán az ajánlattevők csak az árra tehetnek ajánlatot.

• Összességében legelőnyösebb ajánlat (bírálati részszempontok)

Amennyiben az eljárás nem csak az ellenszolgáltatás mértékére irányul, hanem egyéb bírálati szempontokat is figyelembe kell venni, úgy a rendszer támogatja ezen bírálati részszempontok versenyeztetését.

A kiírás során a feltételrendszerrel kapcsolatban semmilyen korlát sincs, azaz mind a tételek, mind a telekre vonatkozó bírálati szempontok száma korlátlan számú lehet.

Egy-egy bírálati részszemponthoz (paraméterekhez) szabadon definiálható a mennyiség (egység) / érték (deviza), a képlet, az irány, a súlyszám, valamint a licitlépcső.

Értékelési módok

• Összevont

Amennyiben a kiíró az árlejtés végén egy ajánlattevővel kíván szerződést kötni, úgy a kiírás során az „összevont” értékelési mód kiválasztása indokolt.

A rendszer ebben az esetben a tételek bírálati részszempontjainak értékelésén túl összegzi azok pontszámát, s a ragsort ez alapján állapítja meg.

• Kimazsolázó

Amennyiben a kiíró az árlejtés végén több ajánlattevővel – akár tételenként (lot-onként) külön-külön - kíván szerződést kötni, úgy a kiírás során a „kimazsolázó” értékelési mód kiválasztása indokolt.

A rendszer ebben az esetben a tételeket és azok bírálati részszempontjait külön-külön értékeli és állapítja meg azokra vonatkozóan a ragsort.

Láthatósági paraméterek

Az árlejtés szerkesztésekor a kiírónak lehetősége van meghatározni az egyes beérkezett ajánlatok értékeinek, illetve értékelésének láthatóságát. A rendszer nem támogatja olyan információk közzétételét, mely az árlejtés során más ajánlattevők azonosítását, vagy az ajánlattevők személyének és ajánlatának logikai összekapcsolását tennék lehetővé. Amennyiben valamely információ láthatóságát letiltjuk, úgy az az ajánlatadók számára nem kerül kijelzésre.

A rendszer által szabályozható láthatósági paraméterek:

• adott paraméterre adott legjobb érték,
• ajánlatadók ajánlata (utolsó ajánlat az összes paraméterrel) ,
• rangsor,
• ajánlatadók száma.
• Határidők beállítása, figyelése
• Az eljárás kiírásának egyik legfontosabb, s a törvény által legjobban szabályozott része, a határidők meghatározása, illetve annak betartása, betartatása.
• Éppen ezért az első „Wizard” képernyőn, ezen adatoknak a megadása történik. A folyamat szempontjából 6 lényeges szakasz határozható meg, melyek a következők:
• e-Árlejtés közzétételének időpontja (regisztráció kezdete)
• Az értékelési szempontok szerinti ajánlati adatok árlejtés indítását megelőző bevitelének határideje (regisztráció vége)
• A rendszerbe felvitt adatok ellenőrzése (regisztráció elbírálása)
• Az árlejtés kezdete
• Az árlejtés vége
• A szakaszkezelés szabálya

Az egyes lépések időben folyamatosan, és a rendszer által „kikényszerítve” követik egymást. Szabályok:

Az e-Árlejtés közzététele és az árlejtés kezdete között minimum 5 munkanapnak kell eltelnie. A rendszer nem engedi elindítani az árlejtés, ha ez nem teljesül!

Az ajánlattevők a regisztrációt követően az árlejtés kezdetéig gyakorolhatnak.

A licitálás hosszabbítása – árlejtésenként - a kiíró által 2 értékkel meghatározott határidő szerint a rendszer automatikusan történik. Pl.

2 perc, 10 perc: 2 percen belül tett licit esetén 10 perccel hosszabbítódik az eredeti záró időponthoz képest.

0 perc, 0 perc: nincs automatikus hosszabbítás (az 1 szakaszos árlejtés)

Licit paraméterek beállítása, konfigurálhatósága

Az e-Árlejtés rendszer tetszőlegesen kialakítható, és korlátok nélküli paraméter struktúrával támogatja az értékelés „finomhangolását”.

A Tétel szinten (áruk, szolgáltatások) megjelenő minimum-maximum pontszámok (pozitív egész szám) mellett, a részbírálati szempontonként meghatározható súlyszámok (pozitív egész szám) segítik kialakítani a végső értékelést.

Ezen túlmenően az egyes paraméterekhez (bírálati szempontokhoz), külön-külön kell hozzárendelni:

a paraméter egységét vagy értékét - 2 tizedesjegy pontossággal,

egység esetén annak mértékegységét - listából kiválasztható,

érték esetén annak devizáját - listából kiválasztható,

a képletet listából kiválasztható,

a minimum - maximum licitlépcsőt - 2 tizedesjegy pontossággal

valamint a paraméter irányát (növekvő, csökkenő) – listából kiválasztható.

Értékelési paraméterek és módszerek (beállítás, konfigurálhatóság)

Az aukció kiírója az eljárás szerkesztése során a jelenlegi ajánlások alapján előre definiált - a 4 matematikai alapművelet alkalmazó - képletekből választhat, melyek a következők:

• Lineáris arányosítás, ahol a legelőnyösebb ajánlat kapja a lehetséges maximális pontszámot (a felső ponthatár), a pontskála alsó pontját pedig a leggyengébb ajánlat jelenti és a kettő között lineáris a pontkiosztás.
• Értékarányosítás, ahol a legelőnyösebb érték a legkedvezőbb, akkor az ajánlatkérő a legkedvezőbb tartami elemre a maximális pontot (felső ponthatár) adhatja, a többi ajánlatra pedig a legkedvezőbb tartalmi elemhez viszonyítva fordítottan arányosan számolja ki a pontszámokat.
• Pontozás (sorbarendezés), esetén az ajánlatkérő a szakmai szempontok alapján kialakított értékelési skála alapján, az egyes ajánlati elemekhez közvetlenül rendeli hozzá az előre meghatározott alsó vagy felső pontértékek közötti megfelelő pontszámot.
• Előre meghatározott pontok segítéségével az ajánlatkérőnek lehetősége van az ajánlatadók számára nyilvánossá tenni azoknak a bírálati szempontoknak a pontértékeit, melyeket az értékelés során a rendszer figyelembe vesz, de azokon már változtatni nem lehet. Pl. minőségre megítélt pontok. Az e-Árlejtés Rendszer „képlet generátora” úgy van kialakítva, hogy az, az egyedi igények alapján, az adminisztrátorok bevonásával bármikor, tetszőleges módszerrel bővíthető legyen.
• IGEN/NEM típusú értékelés Az eldöntendő kérdésként megfogalmazott bírálati részszempont kiértékelésére bevezetett módszer a A Közbeszerzések Tanácsa 2/2004. számú módosított ajánlása B. pontjában szereplő „abszolút bírálati módszerek” közé sorolható. A kérdést a kiírónak mindig úgy kell megfogalmaznia, hogy az „IGEN” értékhez tartozzon a bírálati részszempontra adható maximális, a „NEM” értékhez pedig az adható minimális pontszám. Ezek a pontszámok szorzódnak a megadott súlyszámmal. Ezen pályázat felolvasólapján szereplő 22-25 bírálati részszempont éppen ennek a logikának felel meg. Értelemszerűen a „Támogatott” válaszok felelnek meg az IGEN válasznak, a Nem támogatott” válaszok pedig a NEM válasznak.

Az aukció élesítése

Az aukció kiírásának befejeztével a kiíró részéről a workflow szerinti jóváhagyónak kell az aukciót „élesítenie”. A meghívott ajánlatadók ekkor az új árlejtés létrehozásáról, annak bírálati szempontjairól,  a határidőkről és feladatokról egy automatikus értesítést kapnak e-mail formájában.Ettől a pillanattól kezdve az árlejtés nem módosítható és nem is törölhető többé.

Értékelési szempontok szerinti ajánlati adatok árlejtés indítását megelőző bevitele: Az árlejtés élesítését követően az ajánlatadók értesítést kapnak arról is, hogy a regisztrációs idő alatt fel kell vinniük a rendszerbe az írásos ajánlatuk értékeit, értékelési szempontok szerinti bontásban. Amennyiben valamely ajánlatkérő ennek nem tesz eleget, (pl. nem akar további ajánlatot tenni, vagy egyszerűen elfelejti azt), a rendszer biztosítja az ajánlatkérő számára ezen adatok tételes megadását.

Ugyanez a felület ad lehetőséget arra, hogy az ajánlatkérő ellenőrizze, és szükség esetén – a valós adatoknak megfelelően - módosítsa az ajánlatadók ajánlati adatait. Természetesen a módosításról az ajánlatadó értesítést kap e-mail formájában, illetve a módosítás ténye, és a módosító személye bekerül a rendszer eseménytörténeti bejegyzései közé.

Dokumentumok:  Az e-Árlejtés Rendszer képes a rendszeren keresztüli dokumentumcserére, azaz a kiíró különböző típusú dokumentumokat – típus, méret és darabszám tekintetében korlátozás nélkül - rendelhet a tenderhez, valamint rendelkezhet a beküldendő dokumentumokról és azok beérkezési határidejéről, amiket az ajánlatadók a saját felületükön keresztül tudnak csatolni. A dokumentumok kezelése egységesen történik és külön workflow indítható az elbírálásra, pl.: hiányosan beérkező dokumentumokat a kiíró visszautasíthatja hiánypótlása.

Az adatokon kívül minden aukcióhoz hozzárendelhetjük az aukció feltételeit tartalmazó dokumentumokat. Ezek az anyagok az Interneten keresztül az adott aukcióhoz hozzárendelt, megfelelő jogosultsággal rendelkező résztvevő számára elérhetők, megtekinthetők és letölthetők.

Résztvevők részéről csatolandó dokumentumok, melyeknek időbeliségük szerint két csoportja lehet:

• Regisztrációs idő alatt csatolandó dokumentumok
• Licitálás végén csatolandó dokumentumok

A résztvevők által csatolt dokumentumok egy helyen, a kiírt árlejtés ajánlatadói törzsében találhatók, ahonnan további feldolgozásra lementhetők, de azok a rendszerben módosíthatatlanul megőrződnek, illetve a jogosultak számára bármikor elérhetőek maradnak.

Az árlejtés folyamata

Árlejtés gyakorlása az ajánlatadók számára

Az ajánlatadók az írásos ajánlataik megadását követően, lehetőséget kapnak, hogy a licitálás folyamatát – az árlejtés tényleges megkezdése előtt – gyakorolhassák. A licitáló az éles licitálásnál kapott képernyőkkel azonos képernyőket lát, a különbség csak egy piros színnel villogó „gyakorlás” felirat. Ekkor a licitáló a kiírt árlejtés adatait látja, a kezdő ár az ajánlatadó írásos ajánlata. Az ajánlatadó liciteket küldhet a rendszerbe, melyre a rendszer 0-3 percig terjedő időintervallumon belül választ küld a gyakorló licitjénél jobb licit formájában. Így az ajánlatadó tulajdonképpen a rendszer ellen licitálhat a gyakorlás folyamán. Ezt a gyakorlást többször is megismételheti, ekkor az ár mindig az ajánlatadó írásos ajánlatáról indul. A gyakorlás lehetősége az éles aukció kezdeti időpontjával szűnik meg.

Árlejtés lebonyolítása

Minden árlejtés egy meghatározott kezdő és befejező időpont között zajlik, amelyet az árlejtés létrehozásakor lehet rögzíteni. Az árlejtés időtartamát a rendszer automatikusan kezeli. A licitálás folyamata rendkívül egyszerű, mert a licitálók – a láthatósági paraméterek függvényében - folyamatos értesítést kapnak az árlejtés aktuális állapotáról: az árlejtés végét jelző időpont, a beérkezett licitek száma, jelenlegi legjobb licit, a saját utolsó ajánlata és ezzel éppen hányadik a versenyben. Ennek értelmében tudja az ajánlattevő az új ajánlatának a paramétereit megadni.

A licitálás addig tart, amíg a tervezett időtartam le nem telik, és az utolsó beérkezett licittől számítva le nem telik egy előre meghatározott időtartam (pl.: 2 perc;) úgy, hogy közben új licit nem érkezik (Kivéve az 1 szakaszos árlejtést – mivel ott nincs hosszabbítás). Az árlejtés végén a rendszer automatikusan leállítja a licitálást. Ezután újabb licitek, ajánlatok küldésére nincs mód. Az ilyen irányú próbálkozást a rendszer naplózza!

Ha a licitálás folyamán valamilyen technikai hiba folytán a kiíró le szeretné állítani az árlejtést, akkor erre egy külön menüpontban, jogosultság alapján van lehetősége.

Licitálás megjelenítése a licitálók oldalán

Az árlejtés kiírásában közzétett időpontban a licitáló felület elérhetővé válik a licitálók számára. A felületre bejelentkezve először meg kell erősíteniük a további részvételt, majd a felületen lehetőségük nyílik az ajánlataik módosítására. A licit megtétele után a rendszer az érvényes szabályok és képletek alapján kiszámítja az ajánlat pontértékét, s amennyiben az ajánlat érvényes, meghatározza a rangsort. Amennyiben az adott ajánlat nem felel meg a szabályrendszernek, pl. nem haladja meg a minimum licitlépcsőt, akkor a rendszer egy „pop-up” ablakban jelez a felhasználónak, majd lehetőséget biztosít a módosításra.

A licitálás folyamán az ajánlatadók – egy általuk beállított időközönként automatikusan frissített ablakban – a következő információkat kapják az aukcióról:

• Az árlejtés végét jelző időpont
• Az árlejtésből hátralévő idő
• Összes licit száma
• Utolsó licit összege, időpontja
• A licitáláshoz szükséges minimális/maximális licit összege
• Az aukció kiírója által küldött – minden licitáló számára megjelenő – szöveges üzenet

Illetve a láthatósági paraméterek függvényében:

• A licitálók száma
• A licitáló aktuális helyezése
• A licitálók által megtett addigi legjobb ár-, illetve egyéb részszempont ajánlatok.
• Az eddigi legjobb ajánlataink helyezése a többi ajánlat között részbírálati szempontonként.

Ezek az információk csak azok számára látható, akik az árlejtéshez jogosultságuknak megfelelően hozzáférnek.

Az aukció végén a rendszer kilépteti a felhasználókat a licitálás módból. Ha az aukcióztató az aukció után dokumentumokat vár, akkor azokat a meghatározott időn belül el kell küldeni –csatolni kell a rendszeren keresztül - a kiírónak.

Licitálás megjelenítése az árlejtést kiíró oldalán

Az árlejtést kiíró és az azt megfigyelő személyek – jogosultságuknak megfelelően - minden adatot megkapnak, amit az ajánlatadók. Ezen kívül az ajánlatkérő a következő plusz adatokhoz férhet hozzá:

• Liciteket tevő ajánlatadók adatai
• Az utolsó licitet tevő ajánlatadó neve
• Összes licit tételes listája
• Az árlejtésen résztvevő licitálók listája.

Automatikus értékelés, lezárás

Az e-Árlejtés rendszer a licit beérkezésekor a részbírálati szempontok egyidejű kiértékelésével egyértelműen meghatározza az árlejtés aktuális eredményét. Az árlejtés résztvevői a licitálás során folyamatosan tájékozódhatnak az egyes termékekre beérkezett legjobb ár és egyéb részszempontok ajánlatairól, és a saját ajánlatuk aktuális helyezéséről, az előre definiált képletnek megfelelően.

Az e-Árlejtés rendszer a részbírálati szempontok kiértékelését min. 2, míg kijelzését 2 tizedesjegy pontossággal végzi.

Az árlejtés lezárása automatikusan, a rendszer által vezérelve történik, kivéve, ha azt egy, a lezárásra jogosult felhasználó manuálisan le nem zárja. (pl. technikai hiba miatt). Erre egy külön menüpont segítségével van lehetőség, akár a licitálás folyamán is. Az árlejtés lezárásáról minden meghívott ajánlatadó automatikus értesítést is kap „Pop-up” és e-mail üzenet formájában is.

Árlejtés végeredményének kihirdetése

Az árlejtés végén lehetősége van a kiírónak az árlejtés végeredményének kihirdetésére. Az árlejtés összes résztvevője erről automatikusan – e-mail formájában – értesítést kap. Ezután az árlejtésről jegyzőkönyv készíthető egy külön menüpont segítségével PDF (nem módosítható) dokumentum formájában és/vagy Microsoft Excel formátumban.

Tájékoztatás, rendszerüzenetek

Az e-Árlejtés Rendszer a költségmegtakarítás mellett időmegtakarítást, dokumentáltságot és elemzési/ellenőrzési felületet biztosít a felhasználók számára. A rendszerben ezért minden esemény rögzítésre kerül, amit az árlejtéshez kötött eseménytörténet lekérdezésével és/vagy nyomtatásával lehet nyomon követni.

Tájékoztatás a licit (illetve a licitforduló) eredményéről

A licitálás során az ajánlatadók folyamatosan figyelemmel kísérhetik a licitálás menetét még abban az esetben is, ha további ajánlatot nem kívánnak tenni. A tájékoztatás zárt körülmények között, jogosultságtól függően történik a rendszerben, az adott árlejtésbe történő bejelentkezéssel.

Rendszerüzenetek (automatikus, illetve szerkeszthető)

Az e-Árlejtés Rendszer a felhasználóival 3 módszer mentén kommunikál, melyek a következők:

• e-mail (értesítések). A kiküldött e-mail-ek nem tartalmaznak semmilyen információt - azok védelme érdekében -, csak egy hivatkozást az e-Árlejtés Rendszerre, ahol az információk elérhetők a felhasználók részére, azok jogosultági szintjeiknek megfelelően.Az adatbázisban tárolt e-mail üzenetek (template-k) szerkesztésére az adminisztrátorok jogosultak.
• Pop-up üzenetek. A „Pop-up” üzenetek célja kettős. Egyrészt azonnali tájékoztatást biztosít a felhasználóknak egy adott folyamat feladataival, végeredményével, hibájával stb. kapcsolatban, másrészt lehetőséget biztosít az azonnali válaszok bekérésére. (eldöntendő kérdések, jóváhagyások)
• Licitálás során üzenő ablak. Az aukció kiírója a licitálás során az üzenő ablak segítségével, szabadon szerkeszthető szöveges üzenetet tud küldeni a licitálók számára.  A licitálói oldalon az üzenet minden ajánlatadó számára, egységesen, a licitáló felület fejlécében jelenik meg.

Amennyiben a folyamat megköveteli a visszaigazolást, úgy azt a felhasználónak - legyen az ajánlatadó vagy ajánlatkérő – a rendszerben kell megtennie. Tipikus visszaigazolások:

• Árlejtés elindítása
• Regisztráció beérkezése
• Csatolás beérkezése
• Licit beérkezése
• Érvénytelen licit
• Nem megfelelő licitlépcső
• Aukció vége
• Nyertes jóváhagyása

Üzemzavar kezelése

Amennyiben az informatikai rendszerben, egy éppen futó árlejtés közben üzemzavar lép fel, úgy arról a felhasználók – mind a kiíró, mind az ajánlattevők - a „hátralevő idő” helyén megjelenő „--.--.--„ jelekből értesülnek. A hiba oka ebben az esetben, hogy az adott gép nem tud kapcsolatot teremteni a web-szerverrel. Amennyiben a probléma tartósan fennáll és azt a kiíró, a szolgáltató és/vagy legalább két ajánlattevő jelzi, az ajánlatkérő - e tény jegyzőkönyvben való rögzítése mellett – manuálisan lezárhatja az árlejtést. A technikai probléma elhárítása/elhárulása után az árlejtés ismételt lebonyolítása az előzőekben leírtak szerint történik.

Riportok készítése, statisztikai lekérdezések

Az árlejtés lezárását követően a kiíró az aukcióról jegyzőkönyvet készíthet egy külön menüpont segítségével PDF (nem módosítható) dokumentum és/vagy Microsoft Excel formájában. Ebben a dokumentumban a következő információk találhatók meg:

• a kiíró cég és személy
• a folyamatban résztvevő személyek
• a kiírt termék/szolgáltatás, ár, egyéb paraméterek
• a meghívott ajánlatadók
• a regisztrált ajánlatadók
• az ajánlatadók által beadott dokumentumok
• a licitáláson résztvevő cégek
• a tételes licittörténet.

Az üzemeltető minden eljárást (árlejtést) követően kinyomtat, hivatalosan aláír, és a közbeszerzésekről szól 2003. évi CXXIX. Törvényben meghatározott időig – azaz 5 évig - megőriz ezen jegyzőkönyvekből 1-1 példányt.

A különböző kimutatások, statisztikák és grafikonok készítését rendszerből automatikusan generálható MS Excel alapú jegyzőkönyvek támogatják, biztosítva ezzel a kiírók által minden esetben eltérő igényeket.

Üzemeltetési környezet

Rendszer-architektúra

Az e-Árlejtés Rendszer egy Internetes alkalmazás, melyhez az ajánlatkérők, az adminisztrátorok, valamint az ajánlatadók az Interneten keresztül kapcsolódnak.

Az e-Árlejtés Rendszer architektúrálisan két komponensből áll, egy alkalmazásszerverből és egy adatbázisszerverből. Az alkalmazás- és adatbázisszerver közötti kommunikáció (SQL, Fájlszerver) a tűzfalon keresztül, védett csatornán történik. Az alkalmazásszerver Web-kiszolgáló portjára az összes felhasználó egy böngészőn keresztül kapcsolódhat (HTTPS).

Az e-Árlejtés Rendszer alkalmazásszervere a rendszer felhasználóival e-maileken keresztül kommunikál. Az e-Árlejtés Rendszer által kiküldött e-mail-ek nem tartalmaznak semmilyen információt, csak egy hivatkozást az e-Árlejtés Rendszerre, ahonnan az információkat megkaphatják a felhasználók a jogosultági szintjeiknek megfelelően.

Az alkalmazásszerver és a kliens gépek közötti kapcsolat HTTPS segítségével történik, melynek beállítására a Web-szerver ad lehetőséget.

Kliens oldali operációs rendszerek tekintetében, mivel a rendszer teljesen szabványos HTML alapú kommunikációt használ a szerver és a kliensek között, ezért a kliens oldali operációs rendszerre semmiféle megkötés sincs. A kliens oldalon egy Web-böngésző és egy Internet elérés szükséges mind az ajánlatadóknak, ajánlatkérőnek és az adminisztrátoroknak a rendszer hozzáféréséhez. Ezen kívül a kliens oldalon a PDF formátumú jegyzőkönyvek megtekintésére és kinyomtatására szükség van az Adobe Acrobat Reader 4.0 (vagy újabb verziójára) nevű segédprogramra a web-böngésző alá telepítve.

Ezen a feltételeknek a jelenleg forgalomban levő összes korszerű operációs rendszer (Windows XP és Vista, Linux Desktop rendszerek, MAC OS X) alapkiépítésben is megfelel.

A támogatott böngészők:

 

Böngésző	Javasolt operációs rendszerek
Internet Explorer 6.0 vagy annál újabb	Windows XP, Vista, MAC OS X (emulációval)
Mozilla Firefox 2.0 vagy annál újabb	Windows XP, Vista, Linux, MAC OS X

Biztonság

Az e-Árlejtés Rendszer szerver oldalon HTML lapokat hoz létre, így biztosítva, hogy az Interneten már megszokott, jól bevált titkosítási alkalmazásokkal, infrastruktúrákkal (SSL, HTTPS) együttműködni tudjon. Az üzemeltetett rendszer csak HTTPS csatornán keresztül érhető el, ezzel biztosítva a felhasználó és a rendszer közti adatforgalom hitelességét, sértetlenségét és az adatforgalom bizalmas jellegének megőrzését (illetéktelen hozzáférés elleni védelmét).

Ezen kívül az e-Árlejtés Rendszer támogatja a két faktorú hitelesítési eljárásokat (tudás-birtoklás), mellyel egy még biztonságosabb rendszer hozható létre. Ez a hitelesítési eljárás használható:

• kiszolgáló és felhasználó hitelesítésére
• titkosításra

Az e-Árlejtés Rendszer egy zárt rendszer elvét támogatja. Ennek értelmében a felhasználók rögzítése (ajánlatadó törzs, ajánlatkérő) és a jogosultsági szintek meghatározása az adminisztrátorok feladata. A rendszeradminisztrátorok osztják ki a kezdeti jelszavakat is, melyeket a felhasználók a későbbiek folyamán bármikor megváltoztathatnak.

Az e-Árlejtés Rendszer által kiküldött E-mail-ek nem tartalmaznak semmilyen információt, általában csak egy hivatkozást a rendszerre, ahonnan az információkat megkaphatják a felhasználók a jogosultági szintjeiknek megfelelően.

Felhasználó-azonosítás, jogosultságrendszer

A rendszerben végezhető minden funkció csak névvel és jelszóval azonosított felhasználók számára érhető el. A funkciók mindegyikéhez megfelelő jogosultságok szükségesek. A jogosultságok kiosztását a rendszeradminisztrátorok végzik. A felhasználó-azonosítás és a jogosultságok kombinálása biztosítja, hogy minden felhasználó csak és kizárólag a szerepkörének megfelelő információkhoz és funkciókhoz férjen hozzá.

A rendszer minden sikertelen belépési kísérletet naplóz.

Naplózás, letagadhatatlanság

Az e-Árlejtés Rendszerben minden árlejtéshez két naplót tartozik:

Eseménytörténet napló, mely rögzíti egy adott aukcióval kapcsolatban az összes eseményt

Ajánlattörténet napló, mely magukat az ajánlatokat tartalmazza

A rendszerben a naplók törlése és módosítása nem lehetséges. Ez a tény és a felhasználók azonosítása együttesen biztosítja a rendszer által kezelt adatok (és az azokon végrehajtott módosítások) letagadhatatlanságát.

A legfontosabb eseménytörténet naplóbejegyzések egy adott aukcióhoz kapcsolódóan:

• Sikeres e-mail küldés
• Sikertelen e-mail küldés
• Új aukció összeállítása megkezdődött
• Az aukció összeállítása alatt módosítás történt a kiírásban
• Az aukció összeállítása befejeződött, a regisztráció engedélyezve lett
• Új licitáló hozzáadása az aukcióhoz
• Licitáló törlése az aukcióból
• Új licitáló regisztrálta magát az aukcióra
• Az aukció kiírója elfogadta a licitáló regisztrációját
• Az aukció kiírója elutasította a licitáló regisztrációját
• Az aukció kiírója érvénytelenítette az aukciót
• Az aukció nyertese ki lett hirdetve
• A licitáló az aukció vége után próbált ajánlatot tenni
• A licitáló regisztrációhoz csatolt dokumentuma nem fogadható el
• A licitáló az aukció utáni csatolást elküldte
• A licitáló az aukció utáni csatolását más formában küldi el
• A licitáló nem kíván jelentkezni az aukcióra
• A licitáló belépett az aukcióra
• A licitáló nem szeretne belépni az aukcióra

Ezek az eseménytörténet naplóbejegyzések tartalmazzák magát az eseményt, annak pontos időpontját és az esemény kiváltójának személyét. Ezen túlmenően az események maguk is rögzítenek egyéb paramétereket, pl. ha egy e-mail elküldése sikertelen, akkor az esemény rögzíti, az e-mail fogadójának címét és a hiba keletkezésének helyét, okát.

Az ajánlattörténet napló tartalmazza minden ajánlattevő összes ajánlatát az ajánlat minden adatával együtt (időpont, paraméterek).

A naplók archiválásakor a rendszer minden egyes aukcióhoz egy nem módosítható PDF fájlt és egy ezzel ekvivalens XML dokumentumot hoz létre.

Kapcsolat más rendszerek felé

A rendszer nyitott architektúrája lehetőséget biztosít arra, hogy a külső rendszerekkel - pl. katalógus rendszerek, portál megoldások, adattárházak felé - történő adatcsere egyszerűen és könnyen megvalósítható legyen. Az ilyen jellegű együttműködések alapfeltétele az ajánlások, biztonsági szintek és műszaki specifikációk megfelelő mélységű definiálása.

Rendszer éles üzembe helyezését követően biztosított támogatás

Help-Desk

Rendelkezésre állás

Munkanapokon 8:00-17:00-ig.

Aukció ideje alatti rendelkezésre állás

Teljes rendelkezésre állás az árlejtés időtartama, amennyiben az a  rendelkezésre állási időt meghaladja.

Telefonos segítségnyújtás

A rendszer használatához munkaidőben – 8-tól 17.00-ig - telefonos tanácsadást biztosít a Felhasználók részére a +36 (1) 4534200-es számon.